Implementation Reporting und KPIs

Ein Reporting ist ein sehr wichtiges Finanzinstrument für ein Unternehmen. Die daraus gewonnenen Zahlen sind für die Manager maßgebliche Planungshilfen und die dadurch erreichte Klarheit, Transparenz und Planungssicherheit bilden die Basis für wichtige Unternehmensentscheidungen der Geschäftsführung. Dieser Artikel beschreibt beispielhaft ein mögliches Vorgehen für eine Implementierung eines Reportings und der Definition von Kennzahlen (KPI). Die verschiedenen Reportingsysteme werden in diesem Artikel nicht berücksichtigt. 

Planungs- und Übersichtshilfe

Das Reporting ist eine zentrale Entscheidungs- und Planungshilfe. Das gilt erst recht, für Firmen, die aus mehreren Unternehmen bestehen. Mit einer strukturierten Vorgabe derBilanz- und Erfolgsrechnung lässt sich aus dem wirren Zahlendschungel aussagekräftigesMaterial gewinnen. Dazu bedarf es auch Richtlinien für eine einheitliche Behandlung der Buchungsvorgänge, eine sogenannte Accounting Policy. Weiter wird auch eine Übersicht über die Liquidität in den jeweiligen Firmen benötigt, ansonsten verliert man rasch den Überblickund läuft in die Gefahr, dass Zahlungen mangels Kontounterdeckung nicht ausgeführt werden und dazu noch Zinsen anfallen.

Schritt 1: Übersicht über die Stakeholder

Als Start eines Projektes bietet es sich an, eine Übersicht von allen Stellen und Personen zu erstellen, für die das Reporting gedacht ist. Ich empfehle hierzu die verschiedenen Stakeholdergruppen nach ihren Bedürfnissen und Erwartungen an das Reporting und die KPIs zu befragen. Dadurch werden nachträglich negative Überraschungen vermieden und die Stakeholder mit ins Boot geholt. Das schafft Vertrauen und bietet eine hervorragendePlattform für Anregungen. Als projektverantwortliche Person empfehle ich, nach gewissen Meilensteinen, wie z.B. ein vordefiniertes Output, ein Kostenstellen Modell oder definierte Kennzahlen, eine kurze Rücksprache mit dem Management zu halten, um sicherzustellen, dass alle Erwartungen erfüllt werden. 

Schritt 2: Exakte Definition des Outputs

Bei der exakten Definition des Outputs geht es um die Kennzahlen, die aus dem Reporting gewonnen werden sollen. Dazu wird ein Brainstorming bezüglich der verschiedenen Gesichtspunkte, über die das Reporting und die KPIs Aufschluss geben sollen, durchgeführt. Auch die Frequenz, wie oft ein Reporting durchgeführt werden soll, wird hier festgelegt. Hier ist die zentrale Frage, in welchem Abstand das Reportingsystem mit den Rohdaten, respektive den Daten der einzelnen Firmen, gefüttert wird. Die Frequenz kann immer nur so hoch sein, wie neue Daten verfügbar sind. 

Die Definition des Outputs ist ein wichtiger Schritt, denn wird es im Nachhinein wieder geändert, kann rasch ein durcheinander im System entstehen. Es ist empfehlenswert, sich auf eine Struktur zu einigen, die über Jahre angewendet werden kann. Für die klare Definition des Outputs müssen auch noch die strategischen Ziele der nächsten Jahre und das Geschäftsmodell berücksichtigt werden, damit die Geschäftsführung entsprechend reagieren kann. 

Schritt 3: Datenbereinigung

Die Bereinigung der Daten hat einen sehr grossen Einfluss auf die Qualität des finalen Reportings, denn das Reporting ist immer nur so gut wie es die Rohdaten sind. Die Buchhaltungsdaten bilden das Fundament, daher sollte hierfür genügend Zeit eingeplant werden. Der Kontenrahmen der Buchhaltung sollte sauber und exakt überarbeitet sein. Die Verbuchungen sollten nach «Einzel nach Kosten» verbucht und nicht auf «high Level»zusammengefasst werden. Als Beispiel: Die Softwarekosten sollten nach Anbieter und Software aufgeteilt und nicht in einer Buchung als «Softwarekosten diverses» verbucht werden. Nur so lässt sich eine wirklich detaillierte Analyse der Kosten aus dem Buchhaltungssystem vornehmen, ohne mühsam die erweiterten Daten aus den abgelegten Rechnungen zu entnehmen. Werden die Daten nicht sauber bereinigt, kann dies im Nachgang zwar noch vorgenommen werden, jedoch oft mit hohem Zeitaufwand und damit verbundener Fehleranfälligkeit. Kurz gesagt, die Buchhaltungsdaten sollten in einem möglichst buchhalterisch einwandfreien Zustand sein und alle Altlasten beseitigt werden.

Schritt 4: Konzeption von Kostenstellen und Definition von weiteren Attributen

Hier wird definiert, nach welchen Gesichtspunkten die Daten für das Reporting und vielmehr noch für die Kennzahlen gegliedert werden. Alle benötigten Attribute, wie zum Beispiel Kostenstellen und Segmente, die für die aussagekräftige Auswertung gebucht werden, müssen in dieser Projektphase festgelegt werden. In den meisten Fällen ist es sinnvoll, neben den Kostenstellen auch eine Gruppierung nach Segmenten vorzunehmen.

Auch für die Kostenstellen und die Definition weiterer Attributen ist es wichtig, die strategischen Vorhaben der Unternehmung zu berücksichtigen, so dass die ausgewerteten Daten dem Management eine gute Entscheidungsgrundlage bieten. Wichtig ist folgende Frage: Bildet die Information aus Kostenart, Kostenstelle und Segment die richtige Grundlage, um wichtige Geschäftsentscheidungen treffen zu können?

Schritt 5: Definition der Kennzahlen

Die Kennzahlen sind abhängig von der Branche und dem jeweiligen Businessmodell, dahersollten sie für jedes Unternehmen spezifisch definiert werden. Dabei sind strategische Gesichtspunkte zu beachten und es muss geklärt werden, welche Zahlen benötigt werden. 

Die in Schritt 4 definierten Kostenstellen und Attribute bilden die Basis für die Erstellung derKennzahlen. Daher ist es sehr wichtig, dass vorab geprüft wird, ob und wie die Kennzahlen mit den definierten Zuordnungen berechnet werden können. Ich empfehle, vor der finalen Implementation die Kennzahlen einmalig manuell zu berechnen. Dabei werden die Rohdaten in eine Exceltabelle importiert und die gewünschten Attribute (KST, Segmente, etc.) hinzugefügt. Auf dieser Grundlage kann dann die Kennzahlenberechnung vorgenommen und das Konzept geprüft werden. Aufgrund der nun errechneten Kennzahlen lässt sich klar erkennen, ob diese den gewünschten Output liefern. 

Schritt 6: Von den Rohdaten zum Output

Dies ist wohl der schwierigste Teil der gesamten Umsetzung, denn nun wird die Brücke zwischen Rohdaten und Output geschlagen. Für diesen Schritt ist eine Übersicht mit allen benötigten Datenquellen zu erstellen, um die korrekte Herleitung zwischen Daten und Output zu generieren. Ebenfalls muss das Format definiert werden, in dem das Reporting und die Kennzahlen aufbereitet werden, da jedes System seine eigenen Anforderungen hat. Auch die möglicherweise vorhandenen Schnittstellen sollten überprüft werden, um das Aufsetzen des Reportings gegebenenfalls zu erleichtern. Um diese Fragen zu klären, sollte jetzt das Tool für das Reporting und die Kennzahlen bestimmt werden. Damit nun im Reportingtool die Daten richtig angeordnet und die Zahlen in der richtigen Struktur abgebildet werden können, wurdenim vorigen Schritt das Kostenstellenkonzept und die zusätzlichen Attribute definiert. 

Anhand der Zuordnungen können diese Zahlen nun im System in eine interne Erfolgsrechnung nach erweiterten und vom Projektteam definierten Aspekten abgebildet und firmenspezifische Kennzahlen errechnet werden.

Das richtige Reportingsystem finden

Wie in der Anleitung erwähnt, wird in diesem Artikel nicht auf einzelne Systeme eingegangen, sondern erklärt, wie Sie das passende Tool für Ihr Reporting auswählen. 

Es benötigt nicht zwingend immer ein hochkomplexes System, es genügt oft auch Excel oder eine ähnliche Applikation, die günstig angebunden werden kann.

Sollte eine spezielle Reportingsoftware in Betracht gezogen werden, muss vor Angebotseinholung eine möglichst detaillierte Übersicht der gewünschten Systemanforderungen erstellt werden, um unnötige Folgekosten für Systemanpassungen zu verhindern.

Fazit

Reportings und Kennzahlen sind wichtige Instrumente für das Management. Sie geben Aufschluss über die Profitabilität und liefern der Geschäftsführung essenzielle Informationen. Daher empfiehlt sich eine sorgfältige Umsetzung der einzelnen Projektschritte. Die hohe Datenqualität der Buchhaltung ist dabei genauso wichtig wie die Erstellung eines Konzepts mit den Attributen (KST, Segmente, etc.), um Kosten und Ärger durch Änderungen im Nachgang zu verhindern. Ein sauberes Reporting ist wesentlich für eine zukunftssichere Führung des Geschäftes und bietet zudem einen großen Wettbewerbsvorteil. Nutzen Sie daher schon heute das Wissen von morgen und lassen Sie sich von einem Spezialisten beraten.

AUTORIN

Isabelle Weber ist CEO und Founder von Weber CFO Consulting GmbH und im Bereich Digital CFO as a Service tätig. Sie verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung in diversen Finanzbereichen mit den Schwerpunkten Implementation von Finanzinstrumenten und Modernisierung der Finanzstrukturen und -prozesse. 

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