Optimierungsmöglichkeiten gehen im Gefecht des Alltags oft unter. Doch gerade im Finanzbereich gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die die Prozesse optimieren und eine Arbeitsentlastung bringen. Einen Überblick zu den zentralen Optimierungsfeldern in der Buchhaltung und bewährtesten Ansätze zur Verbesserung finden Sie in diesem Beitrag.
Von Isabelle Weber
Einleitung
Die Digitalisierung der Geschäftswelt macht auch vor den Finanzen nicht Halt. Überall verändern sich Prozesse und es entstehen neue Arbeitsmethoden. Die gute Nachricht: Man kann die Digitalisierung als Chance nutzen und das Beste daraus ziehen, denn sie bietet enormes Potenzial für Finanzprozessoptimierung. Arbeitet man Tag ein Tag aus unter hoher Belastung und Druck im gleichen Umfeld mit den gleichen Strukturen, kann es schnell passieren, dass man das Optimierungspotenzial, das vor einem liegt, selbst übersieht.
Corona und der Klimawandel treiben die Digitalisierung sogar noch voran. Von Home-Office-Pflicht bis zu Minimierung von Druckerzeugnissen und Reduzierung der täglichen Pendlerfahrten. Wer seine Finanzprozesse bereits weitgehend digitalisiert hat, hat einen klaren Wettbewerbsvorteil dadurch, dass die Arbeit auch ausserhalb des Büros einwandfrei strukturiert und die Bindung an physische Dokumente nicht mehr nötig ist.
Ein weiterer Vorteil dieser Modernisierung liegt darin, dass Personalressourcen gespart werden und die Mitarbeiter in der gewonnenen Zeit für andere Tätigkeiten oder gar für ihre Kernaufgabe eingesetzt werden können.
Was und wie ganz genau optimiert werden kann, hängt von vielen Faktoren ab, auch von den vorhandenen Tools und der eingesetzten Software. Je standardisierter die Vorgänge sind, destoeinfacher und grösser ist das Potenzial für die Automatisierung von Teilprozessen und die einzelnen Prozess-Schritte.
Die ersten Schritte der Prozessoptimierung:
1. Erstellen einer Übersicht über vorhandene Tools und Software und deren Möglichkeiten.
Dies ermöglich eine erste Einschätzung, ob ungenutztes Potenzial vorhanden ist oder ob allenfalls mit zusätzlichen Kosten gerechnet werden muss. Oft stelle ich fest, dass die aktuelle Infrastruktur nicht komplett genutzt wird und sich Möglichkeiten mit kleinen Anpassungen bieten.
2. In einem nächsten Schritt müssen die manuellen Prozesse bezüglich Automatisierung, Digitalisierung und Optimierung im Detail analysiert werden. Ist diese Übersicht zusammengestellt und gut durchdacht, kann mit der Umsetzung begonnen werden.
In den nächsten Abschnitten gehe ich auf klassische Optimierungsbeispiele ein, die natürlich nicht abschliessend sind.
Potenzialorientierte Optimierung im Kreditorenprozess
Der Kreditorenprozess bietet besonders viel Optimierungspotenzial. Einige Rechnungen erhalten wir per Post, andere wiederum in elektronischer Form. Ein erstes Verbesserungsfeld bietet uns bereits die Ablage der Rechnungen. Sind die Dokumente in physischen Ordnern im Büro abgelegt, gestaltet sich das Arbeiten von ausserhalb des Büros aus eher schwierig, denn wir werden nicht zu allen Dokumenten Zugang haben. Dem können wir entgegenwirken, in dem wir die Rechnungen online an einem zentralen Ort ablegen, zu dem alle Berechtigten Zugang haben. Mit einer sinnvollen Beschriftung des Onlinedokuments kann der gesuchte Beleg auch rasch gefunden werden, was wiederum wertvolle Zeit spart. Für einevollkommene Online-Ablage sollte die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) berücksichtigt werden.
Ein internes Kontrollsystem minimiert festgestellte Risiken. Unter Anderem gehört das 4-Augenprinzip der Rechnungskontrolle dazu. So stellt man sicher, dass die in Rechnung gestellten Kosten angefallen und korrekt vom Unternehmen zu tragen sind. Herkömmlich passiert dies ganz einfach über je ein Visum von zwei berechtigten Personen auf der ausgedruckten Rechnung. Dies kann über einen automatisierten Workflow digital gelöst werden. Hier ist zu klären, ob die eingesetzte Buchhaltungssoftware das anbietet. Alternativ kann dies über andere Tools abgedeckt werden.
Nun muss die Rechnung gebucht werden. Viele von unseren Rechnungen sind wiederkehrend und werden dadurch auch auf dieselben Konten und Kostenstellen gebucht. Durch den Einsatz von OCR (Optical Character Recognition) können die Rechnungen direkt ausgelesen werden. Das heisst beispielsweise, die Rechnung wird per App eingescannt, Adresse, Betrag, Rechnungsdatum etc. werden direkt von der Software gelesen und die Informationen werden automatisch in die Felder eingetragen. Es muss nichts mehr manuell eingegeben, sondern lediglich überprüft werden. Erhalten wir die erste Rechnung von einem Anbieter, müssen die Felder «Konto und Kostenstelle» lediglich beim ersten Mal definiert werden und manuell eingegeben werden. Für die weiteren Rechnungen weiss das System dann bereits schon, wohin gebucht werden muss und die Felder werden automatisch befüllt. Dieser automatische Vorgang erspart uns sehr viel Zeit. Auch hier sind die Wahl der Buchhaltungssoftware und ihre Automatisierungsmöglichkeiten sehr entscheidend.
Außerdem bietet die Optimierung und damit Beschleunigung des Kreditorenprozesses eine schnellere Verarbeitung und ermöglicht somit den Gebrauch von allfälligem Skonto, der ansonsten durch viele manuelle Schritte verfällt.
Die Vereinfachung im Debitorenprozess
Auch im Bereich der Debitoren hängt das Optimierungspotenzial von den verwendeten Systemen und aktuellen Prozessen ab.
Ich empfehle Unternehmen, die Rechnungen zentral an einer Stelle zu generieren und nicht dezentral von jedem Verkäufer selbst. Dies erspart Zeit, da sich weniger Personen mit der Rechnungsgenerierung auseinandersetzen müssen. Die Standardisierung der Rechnungsgenerierung beschleunigt die Prozesse und benötigt weniger Mitarbeiter und Abteilungen, wie z.B. der Verkauf, können sich vollumfänglich auf ihre Kernaufgabe fokussieren.
Einfach Haltung der Lohnbuchhaltung
Oft werden variable Lohnkosten für den Verkaufsbereich anhand des erzielten Ertrags gemessen. Hier empfehle ich ein einfaches Berechnungsschema, da diese Kalkulation durch Beteiligung mehrere Personen an einem Verkauf sehr schnell komplex werden kann. Idealerweise kann hier direkt im Buchhaltungssystem mit Attributen gearbeitet werden, diemit einer Exportfunktion eine einfache Kalkulation erlauben. Die Berechnung muss jedoch individuell auf die jeweiligen Bedürfnisse abgestimmt werden.
Reporting – Die Macht der schnellen Zahlen
Heutzutage ist die Welt sehr schnelllebig und es ist unabdingbar, exakte Zahlen und Ergebnisse für die zielgerichtete Geschäftssteuerung zeitnah zu erhalten. Gerade hier bietenmoderne Technologien ein enormes Potenzial. Um mit einem aktuellen Führungsinstrument zu arbeiten, empfehle ich mit einer Erfolgsrechnung und ein paar wenigen Kennzahlen zu arbeiten. Wie kommt man zu diesem Instrument? Führt man die Buchhaltung Inhouse, hilft hier eine tägliche Aufbuchung aller Beleg schon sehr viel, da jedes Buchhaltungssystem über eine Erfolgsrechnung verfügt. Alle relevanten Buchhaltungsdaten sind im System berteitsvorhanden. Im nächsten Schritt sollten wichtige Kennzahlen definiert werden bzw. es muss geschaut werden, wie man vorhandene Daten möglichst einfach zur Verwendung von KPIs nutzen kann.
Wird die Buchhaltung extern geführt und nicht tagesaktuell gebucht, empfehle ich durcheinen einfachen Workaround die variablen Kosten und den Ertrag in einer vereinfachten Erfolgsrechnung nachzubauen, um Tagesaktualität zu gewähren. Dafür bieten sich verschiedene Tools an, die auf die aktuelle Situation abgestimmt werden müssen.
In beiden Fällen, Buchhaltung Inhouse und extern, sind auch immer die möglichen Anbindungen an das System zu prüfen. Ansonsten kann man mit wenig Kosten und Aufwand von nützlichen Schnittstellen Gebrauch machen.
Fazit
Die heutige Technologie bietet uns sehr viele Möglichkeiten, unsere Finanz-Prozesse zu optimieren. Wichtig ist, anfangs ein wenig Zeit zu investieren, um das volle Potenzial auszuschöpfen. Diese investierte Zeit lohnt sich, da nachhaltig Ressourcen gespart und dadurch optimaler eingesetzt werden können. Es kann viel flexibler und schneller auf unvorhersehbare Ereignisse und Veränderungen reagiert werden. Durch mehr Transparenz kann jederzeit der richtige Hebel zur Zielerreichung gesteuert werden. Dort wo Prozesse automatisiert sind, wird in der Regel die Fehleranfälligkeit vermindert. Die Funktion des Finanzverantwortlichen hat sich in den letzten Jahren vom einfachen «Zahlen biegen » hin zur Finanzstrategie gewandelt. Ein sauberes Reportings ist wesentlich für eine zukunftssichereFührung des Geschäftes und bietet einen großen Wettbewerbsvorteil.
Nutzen Sie schon heute das Wissen von morgen und lassen sich von einem Spezialistenberaten, wo in ihrem Unternehmen die Finanzprozesse optimiert werden sollten.
AUTORIN
Isabelle Weber ist CEO und Founder von Weber CFO Consulting GmbH und im Bereich Digital CFO as a Service tätig. Sie verfügt über mehr als 15 Jahren Erfahrung in diversen Finanzbereichen mit den Schwerpunkten Implementation von Finanzinstrumenten und Modernisierung der Finanzstrukturen und -prozesse.
