Der strukturierte Jahresabschluss – Mehr als nur Zahlen bereinigen

Der Jahresabschlussprozess beginnt mit der Planung und den Vorbereitungen. Häufig wartet man noch auf Inputs von anderen Personen. Zugleich herrscht in der Buchhaltung ohnehin schon Hektik zum Jahresende. Die Deadlines für die Abschlussabgabe werden immer früher gesetzt, um aus letztjährigenZahlen zeitnah Schlüsse ziehen zu können. Im folgenden Artikel erläutere ich die Vorgehensweise und Struktur eines erfolgreichen Jahresabschlusses.  Auf den Anhang der Jahresrechnung wird nicht eingegangen. 

1.) Die Vorbereitung – Überblick und Verantwortliche

Ich empfehle, eine Checkliste mit allen zu erledigenden Aufgaben für den Jahresabschluss zu erstellen. So hat man immer einen guten Überblick und nichts wird vergessen gehen. Am besten fügt man noch die zuständige Person und eine Deadline hinzu. Das ist für die Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufes notwendig, da man in der Buchhaltung für den Jahresabschluss auf Informationen von anderen Abteilungen angewiesen ist.

2.) Die Abstimmung zwischen Haupt- und Nebenbüchern

In der Regel werden Nebenbücher wie Debitoren, Kreditoren und Anlagebuchhaltung geführt. Diese sollten unbedingt mit den Hauptbüchern abgestimmt werden. Dafür vergleicht man den Saldo des Nebenbuchs mit dem Saldo im dazugehörigen Hauptbuchkonto in der Bilanz. Die Salden sollten die gleichen Totale aufweisen. Führt man die Buchhaltung in einer Buchhaltungssoftware, stimmen die Zahlen in der Regel überein. Trotzdem sollte diese Abstimmung einmal manuell vorgenommen werden. 

3.) Die Abstimmung der Sozialversicherungskonten

Die Sozialversicherungen werden unterjährig akonto auf den zu Jahresbeginn gemeldeten Lohnsummen bezahlt und nach finaler Meldung der Lohnsummen des abgeschlossenen Jahres werden die Schlussrechnungen erstellt. 

Ein Lohnbuchhaltungsmodul einer Buchhaltungssoftware bucht meist die Sozialversicherungen auf die entsprechenden Aufwandskonten und auf die dazugehörigen Kontokorrentkonten. Diese sollten im Jahresabschlussprozess abgestimmt werden, so dass gerade bei unterjährigen Änderungen der Löhne die korrekten Sozialversicherungsaufwendungen verbucht sind. 

4.) Periodengerechte Abgrenzungen

Auch die Rechnungen um das Jahresende müssen sorgfältig angeschaut werden. Massgeblich für die korrekte Verbuchung ist das auf der Rechnung vermerkte Leistungsdatum, das sich um das Abschlussdatum neben dem Rechnungsdatum sorgfältig angeschaut werden sollte. Wird der Jahresabschluss zum 31.12. erstellt, werden die Rechnungen mit einem Rechnungsdatum Dezember und Leistungsdatum vom Folgejahr zwar in das alte Jahr verbucht, jedoch werden die Aufwendungen zusätzlich über ein transitorisches Konto abgegrenzt, so dass die Aufwendungen periodengerecht im Folgejahr erscheinen. 

Dasselbe Vorgehen gilt für Januar, wenn Leistungen, die im alten Jahr angefallen sind, abgerechnet werden. Dies muss auch auf Debitorenseite angewendet werden. 

Damit die Buchhaltung im neuen Jahr wieder korrekt ist, werden per 01.01. die periodischen Abgrenzungen rückgebucht. Dies kann einfach über eine Umkehrbuchung vorgenommen werden. 

5.) Rückstellungen von Wahrscheinlichkeiten

Sind zum Abschlusszeitpunkt noch offene Posten mit unbekanntem Betrag zu erwarten, wird dafür eine Rückstellung gebucht, denn die zu erwartenden Kosten müssen in der Erfolgsrechnung berücksichtigt werden. 

Klassische Beispiele für eine Rückstellung sind hängige Prozessfälle oder hängige Mitarbeiterstreitigkeiten.

6.) Bewertung Fremdwährungskonto 

Haben wir auf Bilanzkonten Buchungen in Fremdwährungen, so müssen diese zum Abschlusszeitpunkt bewertet werden. Nach Obligationenrecht gilt das Niederstwertprinzip. Für den Steuerabschluss ist der Kurs ESTV zu verwenden. Da viele Firmen nur einen Abschluss erstellen, können direkt die Kurse der ESTV verwendet werden, welche man auf ihrer Homepage im Internet findet. 

Grundsätzlich gilt für Fremdwährungsbewertungen, dass die Bilanz mit einem Stichtagskurs bewertet und die Erfolgsrechnung mit einem Durchschnitts Kurs wird. 

7.) Abgleich der Bestände – Inventur

Handelt es sich um eine Buchhaltung von einer Firma, die ein Inventar bewirtschaftet, so sollten die Bestände zu Jahresende überprüft und entsprechende Anpassungen vorgenommen werden, so dass die Bestände im System mit dem effektiven Warenbestand übereinstimmen. 

8.) Bewertung und Aktivierung von Anlagevermögen

Zum Jahresende sollte sichergestellt werden, dass alle Anlagen aktiviert sind, die entsprechenden Abschreibungen vorgenommen und allfällige Werthaltigkeitsbewertungen durchgeführt werden. 

Je nach Buchhaltungssoftware kann direkt in der Buchhaltung ein Anlageregister mit den einzelnen Anlagen geführt werden. Sollte man diese Möglichkeit nicht haben, so empfehle ich ein Register in Excel zu führen, damit man jederzeit die einzelnen Buchwerte der Anlagen nachvollziehen und die Historie verfolgen kann. 

Es empfiehlt sich, eine Untergrenze für die Aktivierung vom Anlagevermögen zu setzen. Meine Richtlinie liegt bei CHF 500,-. Alle kleineren Beträge werden in den Aufwand gebucht. Typische Kosten, die im Bereich Büromobiliar und Hardware aktiviert werden können, sind zum Beispiel Tische, Laptops oder Büromöbel. In einem Produktionsbetrieb werden die Maschinen aktiviert. Verfügt eine Firma über Patente oder Warenzeichen, so können diese auch aktiviert werden. Entwickelt eine Firma eine Software, so können die dazu benötigten Kosten und anteilige Personalkosten aktiviert werden. 

Weiter sollte sichergestellt werden, dass allfällig akquirierte oder neu gegründete Tochtergesellschaften im Anlagevermögen verbucht werden. In der Regel wird der Kaufpreis (oder bei einer Neugründung das Stammkapital) im Anlagevermögen verbucht. 

Für die aktivierten Softwarekosten sowie für den aktivierten Kaufpreis einer Firma kann von der Revision ein Werthaltigkeitstest verlangt werden. In diesem Fall rate ich bei der Revisionsgesellschaft nachzufragen, in welchem Umfang die Bewertung sein soll, um Missverständnisse zu vermeiden.

Die obengenannten Anlagen sind gängige Aktivierungen, jedoch ist die Aufzählung nicht vollständig. 

Auch die Abschreibungen der aktivierten Anlagen sollten vorgenommen werden. Die Abschreibungsdauer kann je nach Anlagekategorie variieren. So hat zum Beispiel ein Laptop eine kürzere Abschreibungsdauer als ein Bürotisch. Auf der Internetseite der ESTV findet man die steuerlich anerkannten Abschreibungssätze. Diese sollten für den Steuerabschluss verwendet werden. Für das Obligationenrecht gilt das Niederstwertprinzip. Erstellt man lediglich ein Abschluss, so können direkt die steuerlich anerkannten Abschreibungssätze verwendet werden.  

9.) Die Abstimmung der Mehrwertsteuer-Konten

Die Mwst Konten sollten zum Jahresende abgestimmt und zur Kontrolle sollte eine Umsatzabstimmung über das gesamte Jahr durchgeführt werden. Die gängigste Abrechnungsart der MwSt ist vereinbart. 

Die Umsatzabstimmung kann Excel durchgeführt werden. Dabei werden die benutzten MwSt Codes überprüft, in dem man die Kontodetails in Excel lädt und sie mit den für das ganze Jahr deklarierten MwSt Abrechnungen abstimmt. Dies dient auch zur Kontrolle, ob nicht der falsche MwSt Code bebucht wurde. 

Die MwSt Kontos müssen sauber verbucht sein und Altlasten sollten bereinigt sein. Als geschuldete MwSt sollten sich die Summen der Salden der letzten MwSt Deklaration (Q4) auf den MwStBilanzkontos ergeben, sofern keine anderweitigen Pendenzen offen sind. 

10.) Delkredere

Die Debitorenausstände sollten zu Jahresende auf ihre Fälligkeiten geprüft werden. Gibt es Ausstände, bei denen davon ausgegangen werden kann, dass das Geld nicht mehr eintreffen wird, so müssen diese ausgebucht werden. Dies geschieht über das Konto Debitorenverlust.

11.) Erstellung Eigenkapitalspiegel

Meine Empfehlung ist, für jeden Jahresabschluss einen Eigenkapitalspiegel zu erstellen. Dieser zeigt rasch auf, ob das Eigenkapital, das eine wichtige Bilanzgruppe ist, korrekt verbucht ist. Das ist besonders wichtig, wenn Kapitalerhöhungen durchgeführt worden sind, eigene Aktien gehalten werden oder andere Spezialtransaktionen, die das Eigenkapital betreffen, vorgenommen wurden. 

12.) Das 4-Augen-Prinzip bei der Revision

Wird der Jahresabschluss selbst inhouse erstellt und die Kriterien für eine Revision nicht erreicht, so empfehle ich trotzdem eine eingeschränkte Revision, denn das 4-Augen-Prinzip und die Bestätigung geben zusätzliche Sicherheit. Gerade bei komplexen Sachverhalten schleichen sich sonst zu rasch Fehler ein. 

Fazit

Grundsätzlich gilt für die Bewertung von Sachverhalten gemäss Obligationenrecht das Niederstwertprinzip. Hält man sich diesen Grundsatz vor Augen, so klären sich schon viele Unklarheiten bezüglich der Bewertung für den Jahresabschluss.

Es gilt das Prinzip der Stetigkeit und der Klarheit der Buchführung: Hat man den Jahresabschluss einmal vorgenommen, so kann man sich in den Folgejahren an vielen für den letztjährigen Jahresabschluss vorgenommenen Buchungen und Tätigkeiten orientieren. Wichtig ist es auch, dass die Buchführung vollständig ist und die Geschäftsfälle wahrheitsgetreu abgebildet wurden. 

Sauberes Arbeiten und gut dokumentierte Belege zu allen Buchungen erspart einem viel Zeit und Ärger. So können die verbuchten Geschäftsfälle jederzeit nachvollzogen werden und allfällige Fragen von Revisoren beantwortet werden. 

Nutzen Sie daher schon heute das Wissen von morgen und lassen Sie sich dazu von einem Spezialisten beraten. 

AUTORIN

Isabelle Weber ist CEO und Founder von Weber CFO Consulting GmbH und im Bereich Digital CFO as a Service tätig. Sie verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung in diversen Finanzbereichen mit den Schwerpunkten Implementation von Finanzinstrumenten und Modernisierung der Finanzstrukturen und -prozesse.

Inhaltsübersicht

Lade dir jetzt kostenlos mein Jahresabschluss 1x1 nach OR herunter!

Mehr erfahren

Erfahre jetzt mehr über Mich & was ich tue

Erfahre, wie ich als externe CFO die Finanzen und das Leben meiner Kunden einfacher mache. Auf meiner Website findest du alles zu mir:

Dein kostenloses Erstgespräch buchen: